Informácie týkajúce sa spracúvania a ochrany osobných údajov

v občianskom združení Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku

OZ Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku spracúva osobné údaje v súlade s nariadením európskeho parlamentu a rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“), zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“) a ostatnými všeobecne záväznými právnymi predpismi.

I. Identifikačné a kontaktné údaje:

Prevádzkovateľ:

Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku,

občianske združenie

Štefánikova 834/25

811 09 Bratislava – Staré mesto

IČO: 42262119  DIČ: 2023531356

Zodpovedná osoba:    Magdaléna Vášáryová, predsedníčka Správnej rady, štatutárny zástupca

II. Pojmy týkajúce sa ochrany osobných údajov:

Pre jednoduchšie porozumenie informáciám, ktoré sa v súvislosti so spracúvaním osobných údajov poskytujú dotknutým osobám,  sa v súlade s GDPR a zákonom o ochrane osobných údajov definujú základné pojmy nasledovne:

a)     osobnými údajmi sú akékoľvek údaje alebo informácie tykajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby; identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora, ako je napríklad meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu,

b)    dotknutou osobou je každá fyzická osoba, o ktorej sa spracúvajú osobné údaje,

c)     prevádzkovateľom je každá fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá sama alebo spoločne s inými určuje účel spracúvania a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene,

d)    sprostredkovateľom je akákoľvek fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá na základe poverenia alebo zmluvy uzatvorenej s prevádzkovateľom spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa,

e)     zodpovednou osobou je osoba, ktorá je poverená prevádzkovateľom za účelom plnenia úloh podľa GDPR a zákona o ochrane osobných údajov,

f)     príjemcom je fyzická osoba alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorému sa osobné údaje poskytujú alebo sprístupňujú, vrátane sprostredkovateľa,

g)    účelom spracúvania je vopred jednoznačne vymedzený alebo zákonom ustanovený zámer spracúvania osobných údajov, ktorý sa viaže na určitú činnosť,

h)    spracúvaním osobných údajov je akákoľvek operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, zmena alebo oprava, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, obmedzenie, poskytovanie, zverejňovanie, cezhraničný prenos, uchovávanie, výmaz alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými, čiastočne automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami spracúvania,

i)      súhlasom dotknutej osoby je akýkoľvek slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby, ktorým prostredníctvom jednoznačného potvrdzujúceho úkonu vyjadruje súhlas so spracúvaním osobných údajov, ktoré sa jej týkajú,

j)      oprávneným záujmom je záujem prevádzkovateľa alebo iného subjektu, ktorý prevažuje nad záujmami alebo základnými právami a slobodami dotknutej osoby.

III. Informácie k spracúvaniu osobných údajov:

Účel spracúvania a právny základ spracúvania osobných údajov

Spracúvanie osobných údajov je vykonávané na zabezpečenie plnenia úloh, ktoré sú spojené s odborným, organizačným, personálnym, ekonomickým, administratívnym a technickým zabezpečením činnosti Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku

Spracúvanie osobných údajov je v podmienkach kancelárie vo všeobecnosti vykonávané predovšetkým na:

a)     splnenie zákonných povinností podľa osobitných predpisov,

b)    plnenie zmluvy alebo v rámci predzmluvných vzťahov na základe žiadosti dotknutej osoby,

c)     splnenie úloh realizovaných vo verejnom záujme a pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi,

d)    účely oprávnených záujmov organizácie Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku  alebo tretej strany v súlade s GDPR a zákonom o ochrane osobných údajov, v súvislosti s monitorovaním priestorov a evidovania vstupov do priestorov za účelom bezpečnosti, ochrany majetku, zdravia a odhaľovania kriminality, ako oprávneného záujmu prevádzkovateľa, ktorý však nesúvisí a nie je vykonávaný v rámci plnenia úloh pri výkone verejnej moci,

e)     základe súhlasu dotknutej osoby.

Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku spracúva osobné údaje za účelom:

a)     vedenia personálnej a mzdovej agendy sudcov, zamestnancov, vrátane predzmluvných vzťahov, vykonávania bezpečnostných previerok podľa osobitných predpisov v pracovnoprávnej oblasti, ako aj evidovania záujemcov, ktorí zasielajú životopisy kancelárii mimo výberového konania s cieľom zamestnať sa na základe súhlasu dotknutej osoby,

b)    zmluvných vzťahov z krátkodobého nájmu na základe predzmluvných a zmluvných vzťahov v spojitosti s osobitnými predpismi, najmä zákonom č. 98/2014 Z. z. o krátkodobom nájme bytu v znení neskorších predpisov, zákonom č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov,

c)     správy prijatej a odoslanej pošty (správy registratúry) podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov,

d)    vybavovania žiadostí o výkon práv dotknutých osôb podľa GDPR a zákona o ochrane osobných údajov,

e)     vykonávania ekonomickej agendy a spracovania účtovných dokladov podľa osobitných zákonov, najmä zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov,

f)     verejných obstarávaní podľa zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov,

g)    monitorovania priestorov kamerovým systémom a evidovania vstupov do priestorov za účelom bezpečnosti, ochrany majetku, zdravia a odhaľovania kriminality, ako oprávneného záujmu kancelárie,

Osobné údaje nie sú spracúvané za iným účelom, ako za účelom, na ktorý boli pôvodne získané, ak tak neustanovia osobitné predpisy, podľa ktorých Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku postupuje alebo ak dotknutá osoba na to neudelí dobrovoľný súhlas.

Povinnosť poskytnutia osobných údajov

Dotknutá osoba je povinná poskytnúť svoje osobné údaje, ak ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré vyplýva z osobitných predpisov (plnenie zákonných povinností), spracúvanie je potrebné na plnenie úloh kancelárie realizovaných vo verejnom záujme alebo ak sa spracúvanie vykonáva v súvislosti s výkonom verejnej moci podľa osobitných predpisov. Obdobne sa postupuje aj v prípade uzatvárania zmluvného vzťahu s dotknutou osobou. V prípade neposkytnutia osobných údajov by nemohlo dôjsť k splneniu zákonným povinnostiam alebo uzatvoreniu zmluvného vzťahu.

Súhlas so spracúvaním osobných údajov a právo na jeho odvolanie

Súhlas dotknutej osoby Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku získava len vtedy a na dosiahnutie účelu, ak sa neuplatňuje iný právny dôvod na spracúvanie osobných údajov bez súhlasu. Poskytnutie osobných údajov a udelenie súhlasu je v takomto prípade dobrovoľné. Ak sa osobné údaje spracúvajú na základe súhlasu, dotknutá osoba má právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

Príjemcovia osobných údajov, príjemcovia v tretích krajinách

Osobné údaje sú poskytované výlučne v rámci plnenia povinností vyplývajúcich z osobitných predpisov (orgánom verejnej moci) alebo na základe medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná. Kancelária je oprávnená poskytnúť osobné údaje aj prípadným sprostredkovateľom v rámci zmluvných vzťahov v súlade s GDPR a zákonom o ochrane osobných údajov.

Kancelária neuskutočňuje prenos osobných údajov príjemcom do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám a ani takýto prenos nezamýšľa vykonávať.

Automatizované individuálne rozhodovanie a profilovanie, služby informačnej spoločnosti

Kancelária nevykonáva spracúvanie osobných údajov založené na automatizovanom individuálnom rozhodovaní, nevykonáva profilovanie ani neposkytuje služby informačnej spoločnosti.

Doba uchovávania osobných údajov

Kancelária uchováva osobné údaje po dobu trvania jednotlivých účelov spracúvania uvedených vyššie a následne po dobu vymedzenú v registratúrnom pláne v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Po uplynutí tejto doby sa osobné údaje likvidujú podľa registratúrneho poriadku v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Záznamy z kamerového systému sa likvidujú v lehote 15 dní odo dňa ich vyhotovenia.

IV. Ochrana práv dotknutých osôb:

Podľa čl. 15 až 22 GDPR a § 19 až 29 zákona o ochrane osobných údajov sa uplatňujú nasledovné práva dotknutých osôb:

Právo na potvrdenie a prístup k osobných údajom

Dotknutá osoba má právo požiadať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú jej osobné údaje. Rovnako má dotknutá osoba právo požiadať o prístup k osobným údajom, ktoré sa o nej spracúvajú (kópiu / odpis svojich osobných údajov), vrátane nasledovných informácií:

a)     účel spracúvania osobných údajov, ktorý sa jej týka,

b)    kategórie spracúvaných osobných údajov na daný účel,

c)     identifikáciu príjemcov alebo kategórií príjemcov, ktorým boli alebo majú byť osobné údaje poskytnuté,

d)    dobu uchovávania osobných údajov alebo ak to nie je možné, informáciu o kritériách jej určenia,

e)     zdroj osobných údajov, ak sa osobné údaje nezískali od dotknutej osoby,

f)     informáciu o existencii práva požadovať opravu osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby, ich vymazanie alebo obmedzenie ich spracúvania, alebo o práve namietať spracúvanie osobných údajov,

g)    informáciu o práve podať sťažnosť, resp. návrh na začatie konania na úrad na ochranu osobných údajov,

h)    informáciu, či sa v podmienkach kancelárie vykonáva spracúvanie osobných údajov, ktoré je založené na automatizovanom individuálnom rozhodovaní alebo profilovanie.

Právo na opravu osobných údajov

Dotknutá osoba má právo, aby jej osobné údaje boli bez zbytočného odkladu opravené. Dotknutá osoba má taktiež právo žiadať o doplnenie jej neúplných osobných údajov.

Ak má dotknutá osoba záujem byť informovaná o oznámení plnenia tejto povinnosti voči príjemcom jej osobných údajov, je potrebné o to požiadať.

Právo na výmaz osobných údajov

Dotknutá osoba má právo, aby jej osobné údaje boli bez zbytočného odkladu vymazané, ak:

a)     už nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali a/ alebo spracúvali,

b)    dotknutá osoba odvolá súhlas so spracúvaním osobných údajov a neexistuje iný právny základ na ich spracúvanie,

c)     dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov, ktoré je vykonávané na účely plnenia úloh vo verejnom záujme a/alebo na účely oprávnených záujmov a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie,

d)    osobné údaje sa spracúvajú nezákonne na základe rozhodnutia dozorného orgánu alebo iného orgánu príslušného na rozhodnutie o nezákonnom spracúvaní,

e)     boli splnené povinnosti podľa zákona, iného osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná.

Kancelária neposkytuje služby informačnej spoločnosti neposkytuje Preto právo na výmaz, ak sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti sa neuplatňuje.

Povinnosť vymazať osobné údaje sa neuplatňuje, ak je daná výnimka podľa čl. 17 ods. 3 GDPR alebo podľa § 23 ods. 4 zákona o ochrane osobných údajov.

Ak má dotknutá osoba záujem byť informovaná o oznámení plnenia tejto povinnosti voči príjemcom jej osobných údajov, je potrebné o to požiadať.

Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov

Dotknutá osoba má právo na to, aby sa spracúvanie jej osobných údajov obmedzilo, ak:

a)     dotknutá osoba namieta správnosť jej osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho overiť si správnosť osobných údajov,

b)    spracúvanie osobných údajov je nezákonné na základe rozhodnutia dozorného orgánu alebo iného orgánu príslušného na rozhodnutie o nezákonnom spracúvaní a dotknutá osoba namieta vymazanie osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia,

c)     kancelária už nepotrebuje osobné údaje na dosiahnutie účelu spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na uplatnenie právneho nároku, alebo

d)    namieta spracúvanie osobných údajov za účelom plnenia úloh vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi a na oprávnené záujmy, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane kancelárie prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby.

O zrušení obmedzenia spracúvania osobných údajov bude dotknutá osoba vopred informovaná.

Ak má dotknutá osoba záujem byť informovaná o oznámení plnenia tejto povinnosti voči príjemcom jej osobných údajov, je potrebné o to požiadať.

Právo na prenosnosť osobných údajov

Dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku, v  štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné. Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku v tejto súvislosti posúdiť možnosť prenositeľnosti v každom prípade individuálne s ohľadom na predmet žiadosti dotknutej osoby.

Právo na prenosnosť sa nevzťahuje na spracúvanie osobných údajov, ktoré je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme v súlade s osobitným predpisov a pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi.

Uplatnenie práva na prenosnosť osobných údajov zo strany dotknutej osoby nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva iných osôb.

Právo namietať spracúvanie osobných údajov

Dotknutá osoba má právo namietať spracúvanie jej osobných údajov, ak sa spracúvanie uskutočňuje za účelom splnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi, alebo sa vykonáva za účelom oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany. Marketing, ani profilovanie sa v podmienkach organizácie Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku nevykonáva; uplatnenie práva voči spracúvaniu na tento účel sa neuplatňuje.

Dotknutá osoba nemá právo namietať spracúvanie osobných údajov z dôvodov verejného záujmu, ak sa osobné údaje spracúvajú na vedecké účely, na účely historického výskumu alebo na štatistické účely.

Právo na neuplatňovanie rozhodovania založeného na automatizovanom individuálnom rozhodovaní vrátane profilovania

Dotknutá osoba má vo všeobecnosti právo na to, aby sa na ňu nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní osobných údajov vrátane profilovania a ktoré má právne účinky, ktoré sa jej týkajú alebo ju obdobne významne ovplyvňujú.

Kancelária nevykonáva spracúvanie osobných údajov, ktoré by bolo založené na automatizovanom individuálnom rozhodovaní a nevykonáva ani profilovanie. Preto právo na neuplatňovanie rozhodovania, ktoré je založené na automatizovanom individuálnom rozhodovaní, vrátane profilovania sa neuplatňuje.

V. Vybavovanie žiadostí o výkon práv dotknutých osôb

 

Ak dotknutá osoba podá žiadosť o výkon jej práv a vzniknú oprávnené pochybnosti o totožnosti dotknutej osoby, organizácia Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku je oprávnená vykonať opatrenia na overenie jej totožnosti, napríklad vyžiadaním si dodatočných údajov a informácií, jej predvolaním, ak je to účelné a overením dokladu jej totožnosti alebo iným vhodným spôsobom podľa povahy veci.

Poplatky za vybavenie žiadosti

Žiadosť o výkon práv dotknutej osoby sa vybavuje bezodplatne.

Ak si dotknutá osoba uplatní opakované žiadosti o prístup k osobným údajom, za poskytnutie ďalších kópií osobných údajov je kancelária oprávnená si od dotknutej osoby účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom.

Ak je žiadosť dotknutej osoby zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná najmä pre jej opakujúcu sa povahu, organizácia Via Cultura; Inštitút pre kultúrnu politiku je oprávnená od dotknutej osoby požadovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady na poskytnutie informácií alebo na oznámenie alebo na uskutočnenie požadovaného opatrenia, alebo odmietnuť konať na základe žiadosti.

VIII. Dozorné orgány

Dozorný orgán:          Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Hraničná 12, 820 07 Bratislava

e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, tel.: 02 / 3231 3234

Ak sa dotknutá osoba domnieva, že boli pri spracúvaní osobných údajov porušené jej práva chránené GDPR a/alebo zákonom o ochrane osobných údajov, má právo podať na úrad sťažnosť, resp. návrh na začatie konania v súlade so zákona o ochrane osobných údajov.